Ein notarieller Empfang muss strenge Voraussetzungen erfüllen. Normale KI-Chatbots erfüllen diese Voraussetzungen nicht, da sie für breite Anwendungsfälle konzipiert sind. Dieser Chatbot ist speziell auf das notarielle System in Deutschland abgestimmt und folgt klaren Regeln, um keine falschen Aussagen zu machen oder Beratung vorwegzunehmen.

Der digitale Empfang ist rund um die Uhr und an jeden Tag für Besucher verfügbar. Er hilft aktiv bei Fragen zu notariellen Abläufen und Zuständigkeiten, ohne Rechtsberatung anzubieten. Bei konkreten Anliegen klärt er die Voraussetzungen ab und unterstützt bei Fragen zu Fachbegriffen, bevor er zu dem jeweiligen Formular oder dem richtigen Ansprechpartner weiterleitet. Das entlastet den Empfang, reduziert nachträglichen Klärungsbedarf bei angestoßenen Vorgängen, begünstigt passende und gut vorbereitete Anfragen, und ist gleichzeitig bestmöglicher Kundenservice.

Aus Datenschutzgründen ist der Chatbot nicht mit der jeweiligen Notariatssoftware verbunden. Das heißt er kann einen Besucher nicht erkennen, Termine automatisiert eintragen, Auskünfte zu bestehenden Vorgängen erteilen oder Informationen direkt in das System einspielen. Das muss er aber auch nicht, denn er soll den menschlichen Empfang nicht komplett ersetzen, sondern entlasten. Die Datenaufnahme erfolgt über die vorhandenen Formulare, die er aktiv verlinkt.

Ja. Der digitale Empfang verarbeitet im Chat selbst keine personenbezogenen Daten. Cookies werden nicht gesetzt. Die Gespräche werden nicht gespeichert oder zu Trainingszwecken weitergeleitet. Die Server, die den Chat zugänglich machen, stehen in der EU. Die Datenerhebung erfolgt erst in Ihren bestehenden Formularen oder über Ihre Kontaktseite. Wir haben wirklich alles daran gesetzt, eine rechtlich einwandfreie Lösung zu entwickeln.

Nein. Der digitale Empfang beantwortet ausschließlich Standardanfragen und hilft Besuchern bei der Orientierung. Er hat keinen Zugang zu der internen Notariatssoftware. Komplexe oder beratungsintensive Anliegen werden weiterhin an Ihr Team oder direkt an Sie als Notar weitergeleitet. Ziel ist es, Ihr Team zu entlasten, damit es effizient arbeiten kann. Auch sollen Vorgänge so vorbereitet sein, dass sie später wenig Rückfragen erfordern.

Ja. Inhalte, Abläufe und Verlinkungen werden individuell auf Ihr Notariat abgestimmt. Der digitale Empfang kann Ihre bestehenden Formulare, externe Plattformen oder Ihre Kontaktseite berücksichtigen und entsprechend weiterleiten.

Der digitale Empfang erkennt, wenn eine persönliche Beratung sinnvoll ist, und verweist Besucher direkt an Ihr Notariat. So bleibt die persönliche Betreuung dort, wo sie notwendig ist, während Standardanfragen automatisch abgefangen werden.

Der digitale Empfang wird über eine eigene Seite bereitgestellt, die Sie einfach auf Ihrer Website verlinken können. Besucher gelangen so direkt zur strukturierten Erstkommunikation, ohne dass Änderungen an Ihrer bestehenden Website erforderlich sind. Möglich ist auch die Einbindung auf Ihrer Website - auf einer konkret dafür erstellten Seite, oder als dauerhaft sichtbares Widget.